HINWEISE ZUR NUTZUNG DES PORTALS

Über die Registrierungsseite kannst du dich zur digitalen Frühjahres-Mitgliederversammlung 2022 des DIRK registrieren.

Deine persönlichen Zugangsdaten zu dem Portal erhältst du nach Prüfung der Angaben per-E-Mail.

Technische Voraussetzungen und Vorab-Technik-Test
Damit Ihr testen könnt, ob bei euch die technischen Voraussetzungen für eine reibungslose Teilnahme gegeben sind, empfehlen wir, sich bereits ab dem 2. März 2022 in das Portal einzuloggen und die Funktionen zu testen.

Technische Voraussetzungen für Deine Registrierung und Deine Teilnahme an der virtuellen Mitgliederversammlung:

• die aktuellste Version des unterstützenden Browsers (Edge, Firefox, Chrome, Safari)
• aktiviertes JavaScript

Bei technischen Problemen steht dir der von uns beauftragte Dienstleister Link Market Services von Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr telefonisch unter +49 (0)89 21027 220 zur Verfügung. Am Veranstaltungstag erreichst du unser Support-Team schon ab 08:00 Uhr.

Datenverarbeitung
Deine Daten als Mitglied/Gast werden durch die Link Market Service GmbH verarbeitet.
Details, welche personenbezogenen Daten von wem verarbeitet werden und zu welchem Zweck, entnimm bitte dem Link Datenschutz in der Fußzeile der Portalseite.

Hinweis
Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Mitgliederversammlung und die Verfügbarkeit des Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche der DIRK keinen Einfluss hat. Der DIRK kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Der DIRK übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Mitgliederversammlung vorbehalten, die virtuelle Mitgliederversammlung zu unterbrechen oder ganz einzustellen.
Wir behalten uns vor, die Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern. Eine Anpassung oder Änderung der Nutzungsbedingungen erfolgt insbesondere dann, wenn wir das Portal technisch ausbauen oder geänderten rechtlichen Vorgaben Rechnung tragen wollen. Mit der Anmeldung zum Portal akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen in der jeweils gültigen Fassung.

Technische Risiken
Die Mitgliederversammlung strebt an, dieses System bis zum Ende der Registrationsphase zur Mitgliederversammlung am 4. März 2022 ständig verfügbar zu halten, garantiert dies jedoch nicht. Durch Störungen der Telekommunikationsverbindungen oder durch andere Umstände außerhalb der Kontrolle der Mitgliederversammlung kann es jedoch dazu kommen, dass ein Zugriff auf das System verhindert oder die bestimmungsgemäße Funktion des Systems beeinträchtigt wird.


Version: Januar 2022

Datenschutzinformationen für die Registrierung zur digitalen Mitgliederversammlung des DIRK – Deutscher Investor Relations Verband e.V.

Am 25. Mai 2018 sind die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, „DS-GVO“) sowie neue deutsche datenschutzrechtliche Vorschriften in Kraft getreten. Die DS-GVO sieht unter anderem Informationspflichten im Zusammenhang mit der Erhebung personenbezogener Daten vor (Transparenz der Datenverarbeitung).

Mit den nachfolgenden Hinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den DIRK – Deutscher Investor Relations Verband e.V. (der „Verband“) und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte informieren.

• 1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
  DIRK – Deutscher Investor Relations Verband e.V.
  Reuterweg 81
  60323 Frankfurt am Main
  T. +49 (0) 69.9590 9490
  E. datenschutz@dirk.org
  Bei Fragen zu den hierin enthaltenen Informationen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Dieser ist telefonisch, per E-Mail oder per Post unter der vorstehenden Adresse des Verbands (mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter“) zu erreichen.
  
  
• 2. Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Von wem erhält der Verband welche Daten?
  Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), des Gesetzes über Maßnahmen im Vereinigungs-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (COVID-19-Gesetz) sowie aller weiteren einschlägigen Rechtsvorschriften.
  
  Die Zwecke der Datenverarbeitung durch den DIRK – Deutscher Investor Relations Verband e.V. im Rahmen der Mitgliederversammlung ergeben sich vor allem aus der Umsetzung des BGB, denn den Teilnehmern soll die Teilnahme an der Mitgliederversammlung und die Ausübung ihrer Rechte vor bzw. während der Mitgliederversammlung ermöglicht werden sowie ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen (handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) sowie aufsichtsrechtlicher Vorgaben durch den DIRK – Deutscher Investor Relations Verband e.V. (Art. 6 Absatz 1 c) und Absatz 4 DSGVO), z.B.
  • die Vorbereitung (z. B. Versendung Einladungen, Führung Anmeldeliste) und Durchführung der Mitgliederversammlung
  • Speicherung der Daten hinsichtlich der Bevollmächtigung.
  Der Verband verwendet Ihre personenbezogenen Daten zu den im BGB vorgesehenen Zwecken. Das sind insbesondere die Kommunikation mit den Teilnehmern sowie verschiedene Vorgänge im Zusammenhang mit der Durchführung von Mitgliederversammlungen (z.B. Anmeldung zur Mitgliederversammlung, Dokumentation der Teilnahmeberechtigung und Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses).
  
  Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Verband ist das BGB in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO. Die DS-GVO sieht insoweit ausdrücklich vor, dass eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten auch aufgrund spezieller gesetzlicher Verpflichtungen (außerhalb der DS-GVO) gerechtfertigt ist.
  
  In Einzelfällen kann der Verband Ihre Daten auch zur Wahrung der berechtigten Interessen der Verbands oder eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO verarbeiten.
  
  Im Zusammenhang mit der Abwicklung von Mitgliederversammlungen verarbeitet der Verband personenbezogene Daten (insbesondere Name, Adresse und weitere Kontaktdaten des Teilnehmers, Zugangsdaten für das zugangsgeschützte Portal) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen. Neben personenbezogenen Daten der Mitglieder, verarbeitet der Verband hierbei Daten, die von den Teilnehmern im Rahmen der Anmeldung zur Mitgliederversammlung angegeben werden.
  
  Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Mitgliederversammlungen erfolgt zu dem Zweck, die Anmeldung und Teilnahme der Mitglieder an der Mitgliederversammlung (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Mitgliedern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Mitgliederversammlung zu ermöglichen.
  
  Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren.
  
  
• 3. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?
  Zur Einhaltung der oben genannten Zwecke kann es erforderlich sein, dass Ihre personenbezogenen Daten für einen der oben genannten Zwecke außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden. Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des EWR übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
  
  
• 4. An welche Kategorien von Empfängern geben wir Ihre Daten ggf. weiter?
  Externe Dienstleister:
  Wir bedienen uns zur Durchführung der Mitgliederversammlungen zum Teil externer Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, HV-Dienstleister und Rechtsberater). Beauftragte Dienstleister erhalten vom Verband nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung des Verbands.
  
  Weitere Empfänger:
  Nehmen Sie an der Mitgliederversammlung teil, sind wir verpflichtet, Sie unter Angabe des Namens und des Unternehmens in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können von anderen Versammlungsteilnehmern während der Versammlung eingesehen werden.
  
  
• 5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
  Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die hierin genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Für die im Zusammenhang mit Mitgliederversammlungen erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre.
  
  Darüber hinaus bewahren wir personenbezogene Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden, erforderlich ist (gesetzliche Verjährungsfristen von bis zu dreißig Jahren).
  
  
• 6. Cookies
  Diese Seite setzt keine Cookies.
  
  Browsereinstellungen
  Sie können das Speichern von Cookies durch Webseiten und Anwendungen auf ihren Endgeräten ablehnen oder ihre Browsereinstellungen anpassen. In letzterem Fall erhalten Nutzer eine Warnung, bevor Cookies gespeichert werden. Nutzer können ihre Einstellungen auch so anpassen, dass ihr Browser entweder alle Cookies oder nur die Cookies Dritter ablehnt. Nutzer können auch bereits zu einem früheren Zeitpunkt gespeicherte Cookies löschen. Es gilt zu beachten, dass die Einstellungen für jeden Browser und auf jedem verwendeten Gerät separat angepasst werden müssen. Für den Fall, dass Nutzer die Verwendung von Cookies nicht wünschen, weisen wir darauf hin, dass wir zu unserem Bedauern nicht garantieren können, dass unser Portal ohne die Verwendung von Cookies ordnungsgemäß funktioniert. Ohne die Verwendung von Cookies stehen möglicherweise einige Funktionen der Webseiten und Anwendungen nicht zur Verfügung oder bestimmte Seiten können nicht angezeigt werden. Nutzer können durch einen Klick auf einen der nachfolgenden Links direkt zum Handbuch des verwendeten Browsers gelangen, oder bei Bedarf, zur Hilfefunktion des verwendeten Browsers gelangen.
  Chrome
  Firefox
  Internet Explorer Edge
  Edge
  
  
• 7. Welche Rechte haben Sie nach dem Datenschutzrecht?
  Sie können bei der in Abschnitt 1 genannten Adresse des Datenschutzbeauftragten unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten, Löschung ihrer personenbezogenen Daten und Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihnen steht außerdem das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Einem Verlangen nach Löschung können gegebenenfalls gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Verbands entgegenstehen.
  
  Art. 15 DSGVO: Auskunftsrecht der betroffenen Person
  Sie haben uns gegenüber das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten wir zu Ihrer Person verarbeiten.
  
  Art. 16 DSGVO: Recht auf Berichtigung
  Sollten die Sie betreffenden Daten nicht richtig oder unvollständig sein, so können Sie die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Angaben verlangen.
  
  Art. 17 DSGVO: Recht auf Löschung
  Unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen oder vertraglichen Aufgaben noch benötigt werden.
  
  Art. 18 DSGVO: Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  Unter den Voraussetzungen des Art.18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen.
  
  Art. 21 DSGVO: Widerspruchsrecht
  Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verbands oder eines Dritten einzulegen bei:
  DIRK – Deutscher Investor Relations Verband e.V.
  Reuterweg 81
  60323 Frankfurt am Main
  datenschutz@dirk.org
  Ergeben sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, falls wir nicht nachweisen können, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
  
  Art. 7 Abs. 3 DSGVO: Recht auf Widerruf der Einwilligung
  Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
  
  
• 8. Haben Sie Beschwerden hinsichtlich des Umgangs mit Ihren Daten?
  Mit Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten des Verbands unter den eingangs genannten Kontaktdaten wenden, um unmittelbar eine Klärung mit dem Verband herbeizuführen. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen. Der für den Verband zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
  Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
  Postfach 3163
  65021 Wiesbaden
  Telefon: +49 611 1408 - 0
  Telefax: +49 611 1408 - 900 / 901
  
  
  
  Stand der Informationen in diesem Dokument: Januar 2022
  
  Bei relevanten Änderungen werden wir diese Informationen aktualisieren und auf unserer Internetseite zur Verfügung stellen. Außerdem werden wir prüfen, ob im Einzelfall bei einer etwaigen Änderung dieser Datenschutzinformation eine Verpflichtung zu einer sonstigen Benachrichtigung besteht und dieser ggf. bestehenden Benachrichtigungspflicht entsprechend nachkommen.

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